档案收集工作是否及时、准确、系统，应归档的文件材料是否完整齐全，密切关系到档案的质量，并直接影响档案的利用价值。 　　档案馆在往年的收集过程中，总是遇到这样那样的一些问题，如有些部门交上来的材料不够完整齐全，上交的材料不符合归档要求，特别是不能按规定时间将材料上交到档案馆。以往规定各部门必须在每年的6月份之前将上一年度的归档材料上交到档案馆，可是有些部门一直要拖到下半年，甚至快到年底时才将材料上交齐全，影响了整体档案工作的按时完成，给档案馆每年年底接受上级部门的年度检查带来一定的困难。为了改变这一状况，按时、规范、有序地做好2005年度各部门各类档案的归档工作，为教学评估材料的准备提供方便，档案馆3月初在校园网上发布归档通知，除将归档时间、归档材料要求等作明确规定外，还特别强调，在今年的材料归档过程中，档案馆将对各部门的归档时间、是否有移交清单、上交材料的完整齐全程度，材料是否符合归档要求等进行统计，到期进行公布。 　　在归档过程中，档案馆人员不定期到各个部门进行监督指导，发现问题及时纠正。对新调整的兼职档案员，个别进行培训与指导。对快到归档期限而未上交的部门，及时向部门负责人进行通报，使材料上交工作得以顺利开展。在各部门领导的支持和专兼职档案员的辛勤工作下，截止4月20日，全校有31个单位已完成材料上交工作；6个单位基本完成材料上交工作。今年各部门的归档时间、归档材料的质量与数量较往年有较大幅度的提前与提高。 　　部门文件材料的收集与归档只是完成了整个档案工作流程的第一步，在接下去的时间里，档案馆还将对收集上来的各类文件材料进行整理、鉴定、组卷、分类编目、利用及信息资源的开发，完成2005年度的整体档案工作，以迎接上级部门的年度检查。